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Les Dates et Les Anniversaires
Quiz by Sarah Fortman
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L'anniversaire et les datesI Suivre les ventes et les livraisons La plupart du temps, les commandes des clients vont déclencher les règlements. Réceptionner les commandes et les traiter rigoureusement est donc une activité essentielle pour la PME. 1. La réception de la commande Avant de traiter la commande, il est important qu’elle soit vérifiée pour optimiser la relation client et éviter les erreurs. Les points de contrôle sont : 2. Le traitement de la commande Les documents à générer sur le PGI sont : 3. Le suivi de la commande Le suivi permet à l’entreprise de surveiller la progression de l’ensemble des commandes. L’entreprise peut ainsi créer un tableau de suivi visuel lui permettant d’anticiper les problèmes de livraison. Voici un exemple : 4. L’organisation et le suivi des livraisons Livrer, c’est mettre à la disposition du client les produits commandés à la date prévue et au lieu convenu. L’entreprise peut décider de livrer elle-même out de faire appel à un transporteur : • La prise en charge de la livraison par le fournisseur La PME organise le planning et la tournée des livreurs en tenant compte des attentes du client, du temps de trajet et du volume à livrer. Elle utilise pour chaque étape le bon de livraison. Un exemplaire est conservé par l’entreprise et un exemplaire sera laissé au client lors de la livraison. • La prise en charge de la livraison via un transporteur Le suivi de la livraison : Le contrat général de vente permet d’anticiper les problèmes et de limiter les contestations (retards de livraison). Les frais de transport doivent donc figurer sur le bon de livraison. Trois type de frais existent : ▪ franco de port : ▪ port dû : Certains transporteurs offrent la possibilité de suivre les expéditions sur leur site Web. II Facturer, suivre les règlements et les relances clients 1. La facture A chaque étape du processus de vente, divers documents sont créés. Le dernier document du processus est la facture. Elle indique le paiement à faire au client et prouve la vente : facture de doit. Chaque facture portant une date et un numéro unique, une fois émise, il n’est donc plus possible de l’annuler ou la modifier .S’il se passe un évènement après l’édition, on devra alors émettre un avoir. Le processus peut se schématiser ainsi : 2. La présentation d’une facture La facture est établit en double exemplaire et doit être conservée pendant 10 ans. Elle résulte d’une obligation légale et se matérialise par un enregistrement comptable. Quelques règles sont à respecter : 3. Les éléments à contrôler sur la facture Il est nécessaire de vérifier les mentions obligatoires afin d’éviter les réclamations clients. Si elle est conforme, elle est envoyée au client et transmise au service comptabilité pour l’enregistrement. Les éléments à vérifier sont : 4. Les aspects fiscaux liés aux ventes : le mécanisme de TVA L’enregistrement des ventes doit se faire dans le respect des règles fiscales relatives à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) Il existe 4 taux principaux de TVA en France : Certaines activités et certains territoires sont exonérés de TVA. • Le taux de TVA intermédiaire de 10 % s’applique pour les activités suivantes : Restauration (pour consommation immédiate) Aide à la personne Hébergement et transport Produits agricoles non transformés et bois de chauffage Médicaments non remboursés Travaux et réparation pour les logements anciens (plus de deux ans) Musées et zoos • Le taux de TVA réduit à 5.5 % s’applique pour les activités et produits suivants : Produits alimentaires de première nécessité Fourniture de chaleur produite à partir d’énergies renouvelables Livres (y compris numériques) Billetterie de spectacle vivant Restauration pour les cantines scolaire Équipements pour personnes handicapées Travaux d’amélioration énergétique des logements de plus de 2 ans • Le taux de TVA spécifique à 2,1% s’applique pour les activités suivantes : Médicaments remboursés par la Sécurité sociale Publications de presse Billetterie de certains spectacles et cinémas Animaux vivants de boucherie et de charcuterie vendus à des non-assujettis • Les activités suivantes sont exonérées de TVA (0%) : Pêche en mer Certaines œuvres non lucratives à caractère social ou philanthropique Activités médicales et paramédicales Enseignement et formation Livraison ou récupération de déchets Le principe de la TVA pour les entreprises : Afin de bien réaliser les écritures comptables, il est important de différencier la TVA déductible de la TVA collectée : Une créance client est enregistrée en débit alors que la vente de marchandises de l’entreprise est enregistrée en crédit. 5. Les écritures comptables relatives aux ventes Les différents éléments d’une facture doivent être enregistrés dans le journal et dans les comptes de l’entreprise. Si l’entreprise dispose d’un PGI, le devis génère automatiquement la commande. La commande génère automatiquement le bon de livraison qui génère la facture. La facture génère automatiquement les écritures comptables au journal. Exemple de visualisation d’écriture comptable sur le PGI : 6. La mise en place d’un suivi efficace des règlements Le suivi des comptes clients permet de connaitre l’état des créances à tout moment. La relance remplit plusieurs objectifs : Les outils les plus utilisés dans cette démarche sont l’échéancier (il liste les créances en attente de règlement avec peu de détails) et la balance âgée (elle présente les soldes de créances de manière plus visuelle avec une ligne par client). Exemples : Echéancier Balance âgée L’entreprise peut également pointer les créances afin de faire ressortir les créances impayées (lettrage des comptes). Enfin, compte tenu des enjeux pour les entreprises d’obtenir les règlements dans des délais raisonnables, elles mettent en place un véritable processus de relance qui doit respecter les étapes suivantes : Après avoir pris connaissance du processus de relance, il devient nécessaire de créer un tableau de relance des impayés pour relancer les clients efficacement. Exemple : Tableau de relances des impayés : Enfin, il faudra relancer les clients par téléphone, mail ou courrier pour obtenir les sommes dues via des relances automatisées. Exemple de mise en demeure automatisée envoyée en recommandé : I. Définition L'appel d'offres est donc une procédure par laquelle un acheteur public choisit l'offre économiquement la plus avantageuse, sans négociation, sur la base de critères objectifs préalablement définis Son but est de mettre en concurrence plusieurs entreprises privées pour obtenir la meilleure offre possible. Les caractéristiques principales sont les suivantes : • Absence de négociation : L'acheteur sélectionne l'offre uniquement sur la base des propositions reçues, sans négociation avec les candidats • Critères objectifs : La sélection se fait selon des critères définis à l'avance et communiqués aux candidats • Transparence : Les appels d'offres publics sont soumis à des règles strictes de publicité et de transparence Ce principe d’appel d’offre garantie donc l’égalité de traitement des entreprises privées candidates et une certaine transparence. II. Les différentes formes d’appel d’offres Il existe deux formes principales d'appels d'offres dans les marchés publics : • Appel d'offres ouvert : Toute entreprise intéressée peut répondre à l’appel d’offre • Appel d'offres restreint : Seuls les candidats présélectionnés par l'acheteur sont autorisés à soumettre une offre. Cette procédure est particulièrement adaptée aux marchés complexes ou spécialisés, où l'acheteur souhaite présélectionner les entreprises les plus qualifiées avant d'examiner leurs offres en détail. III. Les objectifs pour une PME de prospecter des nouveaux marchés via les appels d’offres Il y a plusieurs objectifs pour une entreprise de prospecter de nouveaux marchés : – trouver de nouveaux clients ; – garantir le développement de l’activité de l’entreprise ; – compenser l’érosion du portefeuille clients existant ou remplacer les clients peu ou pas rentables Ainsi, au-delà du simple gain commercial, les appels d'offres représentent un véritable levier stratégique de développement pour les entreprises, quelle que soit leur taille. IV. La procédure de réponse aux appels d’offre 1. Les étapes principales Voici les principales étapes pour répondre efficacement à un appel d'offres : • Identifiez les appels d'offres pertinents • Activez des alertes automatiques sur les plateformes dédiées • Téléchargez le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) • Analysez minutieusement le cahier des charges et le règlement de consultation • Préparer la réponse soit constituez le dossier de candidature avec les documents administratifs requis • Transmettre la réponse soit déposer le dossier complet sur la plateforme de dématérialisation avant la date limite • Suivre la réponse : en cas de rejet, demandez un retour pour identifier les points d'amélioration 2. La consultation des appels d’offre Les PME doivent d’abord identifier les appels d'offres pertinents. Cela peut se faire par : • Les réseaux professionnels : Participer à des salons, des conférences et des événements réseaux aide à découvrir des opportunités. • La veille : S'abonner à des bulletins d'information et des alertes sur les marchés pertinents. • La consultation de plateformes en ligne : De nombreux sites web répertorient les appels d'offres publics, utilisateur aux PME de filtre par secteur et localisation. L’assistant(e) de gestion dispose de plusieurs sites de marché publics Voici les principaux sites français pour consulter les appels d'offres publics : Les Sites officiels :  BOAMP (Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics) : C'est le site officiel qui publie les appels d'offres de l'État, des collectivités territoriales et des établissements publics  PLACE (Plateforme des Achats de l'État) : C'est la plateforme de dématérialisation des marchés publics de l'État. La publication y est obligatoire pour les marchés de l'État à partir de 40 000 € HT  JOUE (Journal Officiel de l'Union Européenne) : Il publie les appels d'offres européens Les plateformes privées :  France Marchés : Ce portail agrège les appels d'offres de plus de 300 journaux régionaux, du BOAMP, du JOUE et de plus de 1000 sites d'acheteurs publics  Marchés Online : Cette plateforme donne accès à l'ensemble des appels d'offres publiés, quel que soit le secteur d'activité  E-marchespublics : Ce site permet d'accéder aux appels d'offres publiés sur diverses sources comme le BOAMP, le JOUE, la presse et les profils d'acheteurs Les Autres sources :  Journaux d'Annonces Légales (JAL) : Environ 540 journaux en France sont habilités à publier des annonces légales, dont les appels d'offres  Sites internet des administrations publiques : La plupart des administrations publient leurs appels d'offres directement sur leur site internet  Presse spécialisée : Certaines revues sont spécialisées dans les appels d'offres de leur département ou région Pour une veille efficace, il est recommandé d'utiliser des outils de veille électronique ou de s'abonner aux alertes proposées par ces différentes plateformes. Cela permet de recevoir automatiquement les appels d'offres correspondant à vos critères de recherche 3. Les candidatures d’appels d’offre Pour concourir à un marché public, il est possible de se présenter seul, de présenter une candidature groupée avec plusieurs entreprises : • La candidature seule : l'entreprise se présente pour exécuter personnellement le marché. Elle a la capacité technique et financière d’exécuter seule et dans son entier le marché. • Le groupement : le groupement conjoint (l’entreprise n'est responsable que de la part du marché qu'elle exécute) ou le groupement solidaire : (chaque membre du groupement est engagé financièrement pour la totalité du marché. Cela signifie que tous les membres sont collectivement responsables de l'exécution complète du contrat). 4. La réponse à l’appel d’offre La réponse à un appel d'offres doit contenir les éléments suivants : • une lettre de présentation : Présenter brièvement l'entreprise et son intérêt pour le projet. • une proposition technique : Détails sur la façon dont le projet sera réalisé soient les méthodes et leurs chronologies. • Une proposition financière : faire une estimation des coûts et des conditions de paiement Le dossier de réponse étant l’interface entre la PME et le donneur d’ordre, il convient de lui apporter le plus grand soin. Il faut donc préparer le dossier de réponse et remplir le document unique de marché européen appelé DUME : déclaration sur l'honneur standardisée et électronique utilisée dans les procédures de marchés publics Le certificat électronique est un élément essentiel pour répondre aux appels d'offres publics dématérialisés. Voici les principaux points à retenir :  Depuis le 1er octobre 2018, la dématérialisation est obligatoire pour les marchés publics supérieurs à 40 000 € HT  Dans ce cadre, une signature électronique valide est requise pour signer les documents de réponse aux appels d'offres. L'utilisation d'un certificat électronique pour les appels d'offres présente plusieurs avantages :  Gain de temps dans les échanges avec les acheteurs publics  Économies sur les frais d'impression et d'envoi  Sécurisation accrue des documents transmis  Possibilité de signer à distance Les certificats électroniques pour répondre aux appels d'offres sont délivrés par des prestataires de services de confiance qualifiés, conformes au règlement européen eIDAS et au Référentiel Général de Sécurité (RGS) français. Les principaux émetteurs de ces certificats sont :  CertEurope  ChamberSign France  Certigna (filiale de Docaposte)  Dhimyotis  Universign La date limite de réception des offres (DLRO) est un élément crucial dans le processus des appels d'offres pour les marchés publics. La DLRO, également appelée date limite de remise des offres ou des plis, correspond à la date et l'heure limites auxquelles les candidatures ou offres doivent être reçues par l'acheteur public1 Le délai commence le lendemain de la date d'envoi de l'avis d'appel à la concurrence par l'acheteur. Dans cette démarche, l’entreprise peut réaliser un tableau de suivi des appels d’offres dont voici un exemple : 5. La réponse à l’appel d’offre Une fois la décision prise, l'acheteur doit envoyer une notification officielle à l'entreprise retenue. Cette communication doit être faite par écrit, généralement par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique sécurisée. Tout candidat évincé peut demander par écrit des informations complémentaires sur les motifs du rejet de son offre. L'acheteur doit alors répondre dans un délai de 15 jours en fournissant : • Les motifs détaillés du rejet de la candidature ou de l'offre • Les caractéristiques et avantages de l'offre retenue • Le nom de l'attributaire V. Le paiement des marchés en appel d’offres Le délai maximal de paiement est généralement de 30 jours. Ce délai est porté à 50 jours pour les hôpitaux et 60 jours pour les entreprises publiques. . Le paiement intervient après constatation du "service fait", c'est-à -dire une fois que la prestation a été réalisée et vérifiée conforme par l'acheteur public Des avances et acomptes peuvent être versés :  L'avance est obligatoire pour les PME sur les marchés de plus de 50 000 € HT et d'une durée supérieure à 2 mois. Elle représente 20% du montant pour l'État, 10% pour les autres acheteurs publics  Les acomptes sont versés tous les 3 mois maximum, ou tous les mois pour les marchés de travaux avec des PMEI Définition La proposition commerciale est une offre adressée à un client ou prospect suite à sa demande. Le commercial doit donc veiller à soigner sa présentation, car la proposition commerciale est la vitrine de l’entreprise La proposition commerciale est le support de la relation entre l’entreprise et le client/prospect. II La finalité d’une proposition commerciale La proposition commerciale permet de répondre précisément aux attentes du client qui souhaite passer une commande. Dans cette optique, la proposition doit être : - claire, - personnalisée - différenciée de celles de la concurrence. La proposition commerciale permet également de renseigner le client non pas uniquement sur les prestations proposées mais aussi sur l’entreprise elle-même grâce à son numéro d’identification (SIRET) délivré par l’INSEE III Le système d’information client Pour réaliser la proposition commerciale, le commercial doit collecter des informations sur la clientèle, sur les produits mais également sur l’environnement commercial. Elle consulte donc le système d’information client dont l’acronyme est SIC. Il est constitué de fichiers commerciaux utilisables par tous les collaborateurs de l’entreprise afin d’améliorer la connaissance de la clientèle et des propsects. Son contenu est le suivant : IV Les logiciels pour préparer une proposition commerciale. Il est possible de préparer les propositions commerciales sur un texteur, un tableur, un logiciel spécialisé en gestion commerciale ou un progiciel de gestion intégré : Logiciels pouvant être utilisés Traitement de texte (Word, Open Writer, etc.) Tableur (Excel, Open Calc, etc.) Logiciel de gestion commerciale (EBP, Ciel, etc.) PGI (Cegid, Sage, EBP) Si l’entreprise possède un PGI ou un logiciel de gestion commerciale, la proposition commerciale sera effectuée sur ce type de logiciel. Dans le cas contraire, il est recommandé d’utiliser le tableur. Le progiciel est l’outil privilégié par les entreprises car il regroupe un ensemble de logiciels (modules) intégrant les principales fonctions nécessaire à la gestion des flux monétaires et physiques de l’entreprise. Tous ces modules accèdent à des ressources communes, stockées dans une base de données unique. Les modules les plus courants sont : Ainsi, le PGI permet d’éviter les saisies redondantes, qui sont sources d’erreurs et de perte de temps. V Distinguer devis et proposition commerciale 1. Le devis C’est une offre adressée à un client ou un prospect destinée à répondre à son besoin suite à la demande du client. Son contenu se limite souvent à la référence des produits et leurs prix. Le devis est donc un engagement de l’entreprise pour réaliser une prestation ou pour délivrer un produit au prix indiqué et dans les délais annoncés. Seules la signature du client et la date donnent au devis la valeur juridique d’un contrat. Il peut donc ajouter « Lu et accepté » ou encore « bon pour travaux » par exemple. 2. La proposition commerciale Par rapport au devis, la proposition commerciale nécessite une analyse plus poussée des besoins du client, un chiffrage de l’offre plus complexe et un document plus personnalisé VI Les étapes pour réaliser une offre commerciale Les étapes de la mise en œuvre d’une proposition commerciale sont : – l’analyse des besoins du client ; – la recherche des informations qui permettent d’établir l’offre correspondant aux besoins du client (prix, délai de livraison, planning de production, etc.) ; – la mise en forme de la proposition : On peut donc la schématiser ainsi : VII Les mentions obligatoires à faire figurer sur la proposition commerciale VIII Les sanctions en cas de non respect des mentions obligatoires Tout manquement peut aboutir à une contravention pouvant aller jusqu’à 1500 € d’amende.les mois et la date (mc)Les datesLes dates en FrançaisExprimer Les Dates