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les outils du géographe
Quiz by landry
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I Suivre les ventes et les livraisons La plupart du temps, les commandes des clients vont dĂ©clencher les rĂšglements. RĂ©ceptionner les commandes et les traiter rigoureusement est donc une activitĂ© essentielle pour la PME. 1. La rĂ©ception de la commande Avant de traiter la commande, il est important quâelle soit vĂ©rifiĂ©e pour optimiser la relation client et Ă©viter les erreurs. Les points de contrĂŽle sont : 2. Le traitement de la commande Les documents Ă gĂ©nĂ©rer sur le PGI sont : 3. Le suivi de la commande Le suivi permet Ă lâentreprise de surveiller la progression de lâensemble des commandes. Lâentreprise peut ainsi crĂ©er un tableau de suivi visuel lui permettant dâanticiper les problĂšmes de livraison. Voici un exemple : 4. Lâorganisation et le suivi des livraisons Livrer, câest mettre Ă la disposition du client les produits commandĂ©s Ă la date prĂ©vue et au lieu convenu. Lâentreprise peut dĂ©cider de livrer elle-mĂȘme out de faire appel Ă un transporteur : âą La prise en charge de la livraison par le fournisseur La PME organise le planning et la tournĂ©e des livreurs en tenant compte des attentes du client, du temps de trajet et du volume Ă livrer. Elle utilise pour chaque Ă©tape le bon de livraison. Un exemplaire est conservĂ© par lâentreprise et un exemplaire sera laissĂ© au client lors de la livraison. âą La prise en charge de la livraison via un transporteur Le suivi de la livraison : Le contrat gĂ©nĂ©ral de vente permet dâanticiper les problĂšmes et de limiter les contestations (retards de livraison). Les frais de transport doivent donc figurer sur le bon de livraison. Trois type de frais existent : âȘ franco de port : âȘ port dĂ» : Certains transporteurs offrent la possibilitĂ© de suivre les expĂ©ditions sur leur site Web. II Facturer, suivre les rĂšglements et les relances clients 1. La facture A chaque Ă©tape du processus de vente, divers documents sont créés. Le dernier document du processus est la facture. Elle indique le paiement Ă faire au client et prouve la vente : facture de doit. Chaque facture portant une date et un numĂ©ro unique, une fois Ă©mise, il nâest donc plus possible de lâannuler ou la modifier .Sâil se passe un Ă©vĂšnement aprĂšs lâĂ©dition, on devra alors Ă©mettre un avoir. Le processus peut se schĂ©matiser ainsi : 2. La prĂ©sentation dâune facture La facture est Ă©tablit en double exemplaire et doit ĂȘtre conservĂ©e pendant 10 ans. Elle rĂ©sulte dâune obligation lĂ©gale et se matĂ©rialise par un enregistrement comptable. Quelques rĂšgles sont Ă respecter : 3. Les Ă©lĂ©ments Ă contrĂŽler sur la facture Il est nĂ©cessaire de vĂ©rifier les mentions obligatoires afin dâĂ©viter les rĂ©clamations clients. Si elle est conforme, elle est envoyĂ©e au client et transmise au service comptabilitĂ© pour lâenregistrement. Les Ă©lĂ©ments Ă vĂ©rifier sont : 4. Les aspects fiscaux liĂ©s aux ventes : le mĂ©canisme de TVA Lâenregistrement des ventes doit se faire dans le respect des rĂšgles fiscales relatives Ă la TVA (taxe sur la valeur ajoutĂ©e) Il existe 4 taux principaux de TVA en France : Certaines activitĂ©s et certains territoires sont exonĂ©rĂ©s de TVA. âą Le taux de TVA intermĂ©diaire de 10 % sâapplique pour les activitĂ©s suivantes : Restauration (pour consommation immĂ©diate) Aide Ă la personne HĂ©bergement et transport Produits agricoles non transformĂ©s et bois de chauffage MĂ©dicaments non remboursĂ©s Travaux et rĂ©paration pour les logements anciens (plus de deux ans) MusĂ©es et zoos âą Le taux de TVA rĂ©duit Ă 5.5 % sâapplique pour les activitĂ©s et produits suivants : Produits alimentaires de premiĂšre nĂ©cessitĂ© Fourniture de chaleur produite Ă partir dâĂ©nergies renouvelables Livres (y compris numĂ©riques) Billetterie de spectacle vivant Restauration pour les cantines scolaire Ăquipements pour personnes handicapĂ©es Travaux dâamĂ©lioration Ă©nergĂ©tique des logements de plus de 2 ans âą Le taux de TVA spĂ©cifique Ă 2,1% sâapplique pour les activitĂ©s suivantes : MĂ©dicaments remboursĂ©s par la SĂ©curitĂ© sociale Publications de presse Billetterie de certains spectacles et cinĂ©mas Animaux vivants de boucherie et de charcuterie vendus Ă des non-assujettis âą Les activitĂ©s suivantes sont exonĂ©rĂ©es de TVA (0%) : PĂȘche en mer Certaines Ćuvres non lucratives Ă caractĂšre social ou philanthropique ActivitĂ©s mĂ©dicales et paramĂ©dicales Enseignement et formation Livraison ou rĂ©cupĂ©ration de dĂ©chets Le principe de la TVA pour les entreprises : Afin de bien rĂ©aliser les Ă©critures comptables, il est important de diffĂ©rencier la TVA dĂ©ductible de la TVA collectĂ©e : Une crĂ©ance client est enregistrĂ©e en dĂ©bit alors que la vente de marchandises de lâentreprise est enregistrĂ©e en crĂ©dit. 5. Les Ă©critures comptables relatives aux ventes Les diffĂ©rents Ă©lĂ©ments dâune facture doivent ĂȘtre enregistrĂ©s dans le journal et dans les comptes de lâentreprise. Si lâentreprise dispose dâun PGI, le devis gĂ©nĂšre automatiquement la commande. La commande gĂ©nĂšre automatiquement le bon de livraison qui gĂ©nĂšre la facture. La facture gĂ©nĂšre automatiquement les Ă©critures comptables au journal. Exemple de visualisation dâĂ©criture comptable sur le PGI : 6. La mise en place dâun suivi efficace des rĂšglements Le suivi des comptes clients permet de connaitre lâĂ©tat des crĂ©ances Ă tout moment. La relance remplit plusieurs objectifs : Les outils les plus utilisĂ©s dans cette dĂ©marche sont lâĂ©chĂ©ancier (il liste les crĂ©ances en attente de rĂšglement avec peu de dĂ©tails) et la balance ĂągĂ©e (elle prĂ©sente les soldes de crĂ©ances de maniĂšre plus visuelle avec une ligne par client). Exemples : EchĂ©ancier Balance ĂągĂ©e Lâentreprise peut Ă©galement pointer les crĂ©ances afin de faire ressortir les crĂ©ances impayĂ©es (lettrage des comptes). Enfin, compte tenu des enjeux pour les entreprises dâobtenir les rĂšglements dans des dĂ©lais raisonnables, elles mettent en place un vĂ©ritable processus de relance qui doit respecter les Ă©tapes suivantes : AprĂšs avoir pris connaissance du processus de relance, il devient nĂ©cessaire de crĂ©er un tableau de relance des impayĂ©s pour relancer les clients efficacement. Exemple : Tableau de relances des impayĂ©s : Enfin, il faudra relancer les clients par tĂ©lĂ©phone, mail ou courrier pour obtenir les sommes dues via des relances automatisĂ©es. Exemple de mise en demeure automatisĂ©e envoyĂ©e en recommandĂ© :
EVALUER LE RISQUE CLIENT I Les enjeux liĂ©s au risque client II la prise de renseignements pendant la phase commerciale III LâĂ©valuation de la solvabilitĂ© dâun prospect ou client 1. A partir du bilan comptable 2. A lâaide dâindicateurs internes IV Les outils dâĂ©valuation des risques I Les enjeux liĂ©s au risque client 1. DĂ©finition et critĂšres de risques On entend par risque client lâensemble des situations dans lesquelles le client pourrait compromettre la pĂ©rennitĂ© du fournisseur. Quelques critĂšres permettent de repĂ©rer le risque client : - la taille et lâĂąge de lâentreprise - le produit quâelle propose, - son client avec ses propres clients (la sous traitance par exemple induit un lien de dĂ©pendance) - le secteur sur lequel elle Ă©volue - la concurrence quâelle subit - et le montant de ses disponibilitĂ©s On peut ainsi rĂ©partir les degrĂ©s de risque : 2. Les impayĂ©s clients : premiĂšre cause de faillite des entreprises Par principe, lâentreprise dĂ©pense avant dâencaisser. En accordant des dĂ©lais de paiement, elle se prive de trĂ©sorerie. Elle a alors un besoin en fonds de roulement (BFR), c'est-Ă -dire besoin de disposer dâune trĂ©sorerie dâavance. Tout retard de paiement engendre donc une augmentation du BFR que lâentreprise nâest parfois plus en Ă©tat de couvrir (dĂ©couvert bancaire).Lorsque le client est insolvable, câest un manque de trĂ©sorerie qui pĂšse sur lâentreprise et donc sur sa pĂ©rennitĂ©. La PME limite donc les risques si certains de ses clients payent comptant. Les entreprises activent donc plusieurs stratĂ©gies pour faire face Ă leurs impayĂ©s : 29% gĂšrent les relances en interne, 24% nĂ©gocient des facilitĂ©s de caisse avec leur banque et 19% nĂ©gocient avec les fournisseurs. II la prise de renseignements pendant la phase commerciale Lâentreprise qui souhaite conclure un contrat avec un prospect professionnel peut consulter un certain nombre de documents disponibles auprĂšs dâorganismes. Les organismes les plus sollicitĂ©s sont : - la greffe du tribunal de commerce : elle dĂ©livre gratuitement des informations sur les entreprises immatriculĂ©es au registre du commerce et des sociĂ©tĂ©s telles que les statuts, les comptes annuels, lâĂ©tat dâendettement, lâextrait kbis. L'extrait Kbis reprĂ©sente la vĂ©ritable « carte d'identitĂ© » Ă jour d'une entreprise immatriculĂ©e au Registre du Commerce et des SociĂ©tĂ©s (RCS). - les sociĂ©tĂ©s spĂ©cialisĂ©es fournissent des informations commerciales et financiĂšres, des documents comptables et des analyses payantes permettant de vĂ©rifier lâĂ©tat de santĂ© des entreprises : - les cabinets de recouvrement et sociĂ©tĂ©s dâassurance : ils rĂ©alisent des enquĂȘtes de solvabilitĂ© et Ă©mettent un avis sur le risque de dĂ©faillance sous forme de score ou de note. - Les banques : les entreprises sont notĂ©es par les banques. La cotation de la banque mesure la capacitĂ© de lâentreprise Ă honorer ses engagements financiers sur 3 ans. GrĂące Ă cette cotation, la PME peut ainsi , par lâintermĂ©diaire de la banque, vĂ©rifier si le prospect ou client est solide financiĂšrement. III LâĂ©valuation de la solvabilitĂ© dâun prospect ou client La solvabilitĂ© correspond Ă la capacitĂ© de lâentreprise Ă faire face Ă ses engagements Ă long terme. Lâentreprise est solvable si la valeur de ses actifs (immobilisations, crĂ©ances, stocks et disponibilitĂ©s) est supĂ©rieure Ă ses emprunts et dettes. Une entreprise peut ĂȘtre solvable mais peut manquer de liquiditĂ©s, c'est-Ă -dire dâargent disponible au quotidien. La liquidĂ© mesure donc la capacitĂ© de lâentreprise Ă faire face Ă ses engagements Ă court terme. 1. A partir du bilan comptable Le bilan comptable fournit des indications sur la santĂ© financiĂšre de lâentreprise prospect Les dĂ©finitions que vous devez maitriser : âą Pour lâactif : Câest quoi une Immobilisation ? La notion d'immobilisation intĂšgre l'ensemble des biens durables dĂ©tenus par une entreprise sur plus d'un exercice comptable et qui ne sont pas destinĂ©s Ă la revente. Les immobilisations financiĂšres correspondent aux actifs financiers d'utilisation durable possĂ©dĂ©s par l'entreprise. Il s'agit notamment des titres de participation, des prĂȘts accordĂ©s⊠Les immobilisations incorporelles comprennent les frais d'Ă©tablissement, les frais de recherche et dĂ©veloppement, les concessions, brevets, licences, marques, logiciels et autres droits similaires, le droit au bail, le fonds commercial. Une immobilisation corporelle correspond Ă un actif physique que lâentreprise entend utiliser au-delĂ de la clĂŽture de lâexercice comptable en cours : les terrains, les constructions, lâagencement et les installations gĂ©nĂ©rales, lâoutillage, le matĂ©riel, les vĂ©hicules, le mobilier et les Ă©quipements informatiques. Que signifie disponibilitĂ©s ? Le poste "DisponibilitĂ©s" est constituĂ© des montants dĂ©tenus en caisse (piĂšces et billets que l'entreprise possĂšde) et des avoirs en banque (argent dĂ©tenu sur les comptes bancaires de l'entreprise). On utilise Ă©galement le terme de trĂ©sorerie. Câest quoi une valeur mobiliĂšre de placement ? Ce sont des titres financiers, actions ou obligations. En comptabilitĂ©, elles correspondent aux excĂ©dents de trĂ©sorerie placĂ©s par l'entreprise. âą Pour le passif : Que signifie capitaux propres ? Les capitaux propres sont les ressources financiĂšres que possĂšde l'entreprise Le capital social dâune entreprise est Ă©gal au montant total des apports de biens et dâargent des associĂ©s Que signifie rĂ©serves ? Cumul des bĂ©nĂ©fices des exercices antĂ©rieurs qui n'ont pas Ă©tĂ© redistribuĂ©s aux propriĂ©taires de l'entreprise, ni intĂ©grĂ©s dans son capital Que signifie rĂ©sultat ? Il correspond aux ressources restantes Ă l'entreprise une fois les charges dĂ©duites du chiffre d'affaires. 2 A lâaide dâindicateurs internes Une entreprise manque souvent de temps et de moyens pour suivre lâensemble des ses encours clients. Toutefois, il est nĂ©cessaire dâanalyser rĂ©guliĂšrement certains supports pour anticiper les problĂšmes de trĂ©sorerie. Elle peut - analyser son portefeuille clients via la mĂ©thode ABC (vu dans un chapitre prĂ©cĂ©dent), - prendre du recul sur les retards de paiement : le service comptable signale les retards de paiement ou les demandes rĂ©guliĂšres de report dâĂ©chĂ©ances. La balance ĂągĂ©e permet de visualiser les clients Ă relancer Exemple : - mettre en place des indicateurs de suivi des impayĂ©s via un tableau Excel Exemple : IV Les outils dâĂ©valuation des risques Les entreprises peuvent se procurer des logiciels dĂ©diĂ©s au risque client mais il sont souvent trĂšs complexes Ă utiliser. Certaines entreprises utilisent le crĂ©dit management : câest lâensemble des procĂ©dures financiĂšres ou juridiques visant Ă optimiser le chiffre dâaffaires de lâentreprise en accĂ©lĂ©rant les rĂšglements clients. Une des mĂ©thodes de crĂ©dit management sâappelle la mĂ©thode des points de risque. Elle consiste Ă classer les clients selon leur risque afin de leur fixer des modalitĂ©s de paiement adaptĂ©s. Elle permet donc dâĂ©valuer les risques de coopĂ©ration et de se prĂ©munir au cas par cas. Exemple de tableau des points de risque
Voici le vocabulaire essentiel extrait des 4 leçons, organisĂ© par thĂ©matique pour faciliter votre rĂ©vision. ### đ Leçon 1 : IdentitĂ© NumĂ©rique & SĂ©curitĂ© Cette leçon porte sur la protection de votre accĂšs et la distinction entre vie privĂ©e et vie scolaire. * **IdentitĂ© NumĂ©rique Scolaire :** Votre "passeport" pour l'Ă©cole. L'identifiant est au format `prenom.nom@studentfr.ch`. * **Session Locale vs Web Personnel :** La distinction importante entre l'environnement de l'Ă©cole (scolaire) et votre navigation privĂ©e Ă la maison. * **MFA (Double Authentification) :** Le "verrou supplĂ©mentaire". SystĂšme de sĂ©curitĂ© qui demande deux preuves d'identitĂ© (le mot de passe + une validation sur tĂ©lĂ©phone). * **Microsoft Authenticator :** L'application mobile requise pour valider votre identitĂ© via la double authentification. * **Mot de passe fort :** Un code d'accĂšs qui respecte 4 rĂšgles (8 caractĂšres min., 1 majuscule, 1 chiffre, 1 symbole). --- ### đŹ Leçon 2 : Teams (Communication) Le vocabulaire ici concerne la navigation dans votre "salle de classe virtuelle". * **Ăquipes :** ReprĂ©sente une classe virtuelle ou une matiĂšre (ex: "EPAI-Bureautique"). * **Canal "GĂ©nĂ©ral" :** Le tableau d'affichage officiel oĂč le professeur publie les annonces importantes pour toute la classe. * **Canal (Public) :** Espace de discussion visible par toute la classe. * **Conversation (PrivĂ©) :** Messages directs visibles uniquement par les participants (comme un SMS/chat). * **Onglet "Fichiers" :** La bibliothĂšque de la classe oĂč sont rangĂ©s les documents de cours (PDF, supports). --- ### đ Leçon 3 : Rangement NumĂ©rique Les termes techniques pour organiser efficacement vos documents sur un ordinateur. * **Arborescence :** La structure d'organisation des dossiers, visualisĂ©e comme les branches d'un arbre. * **Racine :** Le dossier principal qui contient tous les autres (le point de dĂ©part, ex: `2025_PRENOM_NOM`). * **Sous-dossiers :** Dossiers créés Ă l'intĂ©rieur de la racine (ex: "01_Administratif", "02_Cours"). * **CaractĂšres interdits :** Symboles qu'il ne faut jamais utiliser pour nommer un fichier (ex: `/ \ : * ? " < > |`). * **Cycle de vie d'un fichier :** Les 3 Ă©tapes Ă maĂźtriser : CrĂ©er â Nommer â Enregistrer. --- ### âïž Leçon 4 : Cloud, Partage & IA Comprendre le stockage moderne et les nouveaux outils d'assistance. * **Cloud (Nuage) / OneDrive :** Espace de stockage en ligne ("clĂ© USB invisible"). Accessible partout avec internet, contrairement au Disque Dur Local. * **Disque Dur Local (C:) :** Stockage physique sur l'ordinateur. Les donnĂ©es ne sont accessibles que sur cet appareil prĂ©cis. * **Partage de lien :** MĂ©thode moderne d'envoi de fichier (plus lĂ©ger et sĂ»r qu'une piĂšce jointe) permettant de travailler sur une version unique du document. * **IA (Intelligence Artificielle) :** Outil assistant (comme ChatGPT ou Gemini) qui rĂ©pond Ă des instructions. * **Prompt :** L'instruction ou la question prĂ©cise que l'on donne Ă une IA pour obtenir une rĂ©ponse.
DĂšs le dĂ©but de vos recherches, vous allez collecter, produire et exploiter des donnĂ©es. La gestion des donnĂ©es (Research Data Management - RDM) fait partie du processus de recherche. Elle concerne l'ensemble des opĂ©rations de collecte, description, stockage, traitement, analyse, archivage et mise en accĂšs des donnĂ©es. (extrait de : Passeport pour la Science Ouverte. Guide pratique pour les doctorants ) "La science ouverte est la diffusion sans entrave des publications et des donnĂ©es de la recherche. Elle sâappuie sur lâopportunitĂ© que reprĂ©sente la mutation numĂ©rique pour dĂ©velopper lâaccĂšs ouvert aux publications et â autant que possible â aux donnĂ©es de la recherche. "Les donnĂ©es de la recherche sont la matiĂšre premiĂšre de la connaissance. Les partager, c'est ouvrir de nouvelles perspectives scientifiques" Source : Plan national pour la Science ouverte - MinistĂšre ESR - Juillet 2018 Source image : https://bibliotheques.univ-tlse3.fr/file/composantes-science-ouverte Cette page est une introduction Ă la gestion des donnĂ©es de recherche. Elle prĂ©sente quelques concepts et Ă©tapes clĂ©s pour vous engager dans cette dĂ©marche. Consultez les liens pour approfondir vos connaissances. âą What are data ? DĂ©finition des donnĂ©es de recherche de lâOCDE (2007) « Enregistrements factuels (chiffres, textes, images, sons) utilisĂ©s comme source principale pour la recherche scientifique et gĂ©nĂ©ralement reconnus par la communautĂ© scientifique comme nĂ©cessaires pour valider les rĂ©sultats de la recherche. Un ensemble de donnĂ©es de recherche constitue une reprĂ©sentation systĂ©matique et partielle du sujet faisant lâobjet de la recherche ». Exemples âą les images dâune ville prĂ©historique deviennent des donnĂ©es pour un chercheur qui Ă©tudie lâhistoire de cette ville; âą les « donnĂ©es » dâun linguiste peuvent ĂȘtre des Ă©crits ou des discours, des enregistrements de locuteurs ; âą les « donnĂ©es » dâun mĂ©diĂ©viste sont des sources archivistiques, archĂ©ologiques, Ă©pigraphiques, iconographiques, littĂ©raires ; âą les « donnĂ©es » dâun gĂ©ologue rassemblent des coupes et observations de terrain consignĂ©es sur un carnet, des rĂ©sultats de carottage, des analyses dâĂ©chantillons, des donnĂ©es sismographiques⊠⹠⹠Pourquoi partager ses donnĂ©es ? "La science ouverte vise Ă construire un Ă©cosystĂšme dans lequel la science est plus cumulative, plus fortement Ă©tayĂ©e par des donnĂ©es, plus transparente, plus rapide et dâaccĂšs plus universel.La science ouverte favorise Ă©galement les avancĂ©es scientifiques, particuliĂšrement les avancĂ©es imprĂ©vues, ainsi que lâinnovation, les progrĂšs Ă©conomiques et sociaux, en France, dans les pays dĂ©veloppĂ©s et dans les pays en dĂ©veloppement. Enfin, la science ouverte constitue un levier pour lâintĂ©gritĂ© scientifique et favorise la confiance des citoyens dans la science. Elle constitue un progrĂšs scientifique et un progrĂšs de sociĂ©tĂ©." Source : Plan national pour la Science Ouverte (2018) Les enjeux de l'Open Data âą enjeux patrimoniaux o preuve et mĂ©moire (Ă©viter les pertes de donnĂ©es) âą enjeux Ă©conomiques o valeur Ă©conomique de la donnĂ©e o rĂ©utilisation gratuite ou payante des donnĂ©es, exploitation des rĂ©sultats de recherches antĂ©rieures (Ă©viter de refaire ce qui a dĂ©jĂ Ă©tĂ© validĂ©), o accĂ©lĂ©ration de l'innovation et le retour sur investissement dans la R&D âą enjeux scientifiques o de "hypothesis-driven" Ă "data-driven" o plus de visibilitĂ© pour le scientifique âą enjeux sociĂ©taux o participation des citoyens et de la sociĂ©tĂ© civile : "Citizen science" o confiance en la recherche Pour aller plus loin âą Site Doranum : https://doranum.fr/enjeux-benefices/fiche-synthetique/ âą Adopter de bonnes pratiques tout au long du cycle de vie des donnĂ©es De bonnes pratiques de gestion Ă toutes les Ă©tapes du cycle de vie de la donnĂ©e sont un prĂ©alable indispensable Ă lâouverture des donnĂ©es et Ă leur rĂ©utilisation. âą Rechercher des donnĂ©es Pour identifier des jeux de donnĂ©es (datasets) pertinents pour votre thĂšse, des outils de recherche sont disponibles. Suivez ces liens pour les dĂ©couvrir : âą Site Doranum : https://doranum.fr/acces-visualisation/rechercher-donnees/ âą Site DataCC - Vos besoins, trouver des donnĂ©es : https://www.datacc.org/vos-besoins/trouver-des-donnees/ âą Fiche CoopIST : Trouver des jeux de donnĂ©es via des bases pluridisciplinaires et des moteurs de recherche Pensez-aussi Ă consulter l'entrepĂŽt institutionnel Data INRAE Page de prĂ©sentation du portail âą Choisir les bons formats et bien organiser vos donnĂ©es ï§ Choisir des formats de fichier : https://www6.inrae.fr/datapartage/Gerer/Choisir-des-formats-de-fichier ï§ Nommer et organiser vos fichiers de donnĂ©es : https://www6.inrae.fr/datapartage/Gerer/Nommer-et-organiser-ses-fichiers-de-donnees Pour aller plus loin âą Jaouen, G.- GĂ©rer ses donnĂ©es. Pourquoi, Comment ? SĂ©minaire - Guadeloupe, du 25 au 27 Novembre 2019 â CRAG INRA âą Bien dĂ©crire et documenter ses donnĂ©es La description dâun jeu de donnĂ©es se fait Ă lâaide de mĂ©tadonnĂ©es (*) qui doivent apporter suffisamment d'Ă©lĂ©ments (sur la collecte des donnĂ©es, les unitĂ©s de mesure employĂ©es...) pour chercher et trouver le jeu de donnĂ©es, juger de sa qualitĂ©/fiabilitĂ©, et pouvoir le comprendre ou le rĂ©utiliser dans un autre contexte. (*) DĂ©finition des mĂ©tadonnĂ©es : Ensemble dâinformations structurĂ©es qui dĂ©crit, explicite, localise une ressource informationnelle, dans le but dâen faciliter la recherche, lâusage, et la gestion. Source : NISO. Understanding Metadata. 2004. Quelques liens utiles : âą Site Doranum : https://doranum.fr/metadonnees-standards-formats/ âą DataCC : https://www.datacc.org/vos-besoins/documenter-ses-donnees/metadonnees/ âą Site DataPartage INRAE : https://www6.inrae.fr/datapartage/Gerer/Documenter-les-donnees En complĂ©ment des mĂ©tadonnĂ©es, la rĂ©daction d'un fichier READ ME.txt est Ă©galement recommandĂ©e. âą Stocker, sĂ©curiser, prĂ©server ses donnĂ©es Bien diffĂ©rencier les notions de stockage et d'archivage. Anticiper pour dĂ©terminer les donnĂ©es Ă Ă©liminer et celles qui doivent ĂȘtre prĂ©servĂ©es Ă long terme. âą Dans l'environnement INRAE : https://www6.inrae.fr/datapartage/Gerer/Stocker-les-donnees âą Site Doranum : https://doranum.fr/stockage-archivage/ âą Site DataCC : https://www.datacc.org/vos-besoins/conserver-ses-donnees/ âą Partager, ne pas partager ses donnĂ©es ? Dans le cadre de la Science Ouverte, il y a de plus en plus d'incitations voire d'exigences pour rendre accessibles les donnĂ©es, en particulier les donnĂ©es liĂ©es aux publications : âą de l'Ă©dition scientifique : de plus en plus de revues adoptent une "data policy" (Ă consulter dans les instructions aux auteurs) et exigent des auteurs qu'ils fournissent les donnĂ©es associĂ©es aux publications, âą des organismes de financement (ANR, Commission EuropĂ©enne ...), âą des politiques nationale (Plan national pour la Science ouverte - MinistĂšre ESR - Juillet 2018) et institutionnelle. Mais attention, toutes les donnĂ©es ne sont pas partageables : assurez-vous que vos donnĂ©es sont bien diffusables au regard du droit et des conditions d'exercice de votre thĂšse et de son mode de financement (se reporter Ă votre contrat de thĂšse). Les donnĂ©es produites dans les organismes de recherche publics sont communicables Ă tous si elles n'entrent pas dans le cadre d'exceptions lĂ©gales (sĂ©curitĂ© dĂ©fense, sĂ©curitĂ© des populations, patrimoine scientifique et technique, donnĂ©es personnelles, donnĂ©es liĂ©es au secret, statistique, etc.) Liens utiles : âą sur le site Data Partage, la page Partager-Publier ou la page : "DonnĂ©es de la recherche : qui a les droits, qui doit partager ?" âą le site INRAE dĂ©diĂ© Ă la protection des donnĂ©es personnelles et l'application du RGPD (RĂšglement gĂ©nĂ©ral sur la protection des donnĂ©es) : https://intranet.inrae.fr/cil-dpo âą Valoriser ses donnĂ©es Voici les principales voies de diffusion âą ï§ Partager ses donnĂ©es en les dĂ©posant dans un entrepĂŽt ï§ Choisir un entrepĂŽt ï§ DĂ©poser dans Data INRAE ï§ Partager ses donnĂ©es comme matĂ©riel supplĂ©mentaire d'un article (Ă la demande de l'Ă©diteur) ï§ Publier un Data Paper (article de donnĂ©es) : la meilleure voie en terme de visibilitĂ© des donnĂ©es, et pour faciliter leur rĂ©utilisation. Pour aller plus loin âą Site Doranum o DĂ©pĂŽts et entrepĂŽts. Comment et oĂč dĂ©poser mes donnĂ©es ? o Data papers et Data journals. Comment publier mes donnĂ©es comme un article scientifique ? âą Site DataCC o Valoriser ses donnĂ©es âą Site CoopIST o DĂ©poser des donnĂ©es de recherche dans un entrepĂŽt o RĂ©diger et publier un data paper dans une revue scientifique A tĂ©lĂ©charger : SynthĂšse du processus de rĂ©daction d'un article avec des donnĂ©es associĂ©es âą Pourquoi ne pas rĂ©diger un plan de gestion de donnĂ©es (PGD) pour votre thĂšse ? La thĂšse peut ĂȘtre assimilĂ©e Ă un projet et certaines universitĂ©s au Royaume Uni, aux Pays-Bas et plus rĂ©cemment en France prĂ©conisent la rĂ©daction d'un plan de gestion associĂ© Ă la thĂšse. Le PGD (ou DMP = Data Management Plan) est un outil de planification qui peut vous aider Ă anticiper et bien gĂ©rer toutes les Ă©tapes du cycle de vie de vos donnĂ©es, Ă limiter les risques de perte ou corruption de donnĂ©es, Ă adopter de bonnes pratiques de gestion, pour in fine produire des donnĂ©es respectueuses des principes FAIR, adoptĂ©s aujourd'hui par l'ensemble des acteurs de la recherche. Il est dĂ©sormais exigĂ© par la plupart des financeurs de la recherche (Commission EuropĂ©enne et ANR ...) dans le cadre de projets financĂ©s. RĂ©diger un PGD pour votre thĂšse, peut ĂȘtre un bon exercice pour vous prĂ©parer Ă la future rĂ©daction de rĂ©ponses Ă des appels d'offre. Comment faire en pratique ? âą Site DataPartage : Pourquoi et comment rĂ©diger un plan de gestion de donnĂ©es ? âą Site Doranum : https://doranum.fr/plan-gestion-donnees-dmp/, La minute vidĂ©o PGD âą Site DataCC : https://www.datacc.org/bonnes-pratiques/adopter-un-plan-de-gestion-des-donnees/ âą Suivre une classe virtuelle INRAE : Open Class "RĂ©daction d'un PGD" âą Produire des donnĂ©es FAIR ! Favoriser la production de donnĂ©es FAIR (Findable - Accessible - Interoperable - Reusable) est aujourd'hui un objectif soutenu par l'ensemble des acteurs de la recherche. Source : https://open-science-training-handbook.gitbook.io/book/ Si vous suivez les conseils et recommandations de cette page, vous avez toutes les chances d'avoir produit des donnĂ©es de qualitĂ©. Si vous prĂ©fĂ©rez une version illustrĂ©e : "Pensez FAIR" - https://datapartage.inrae.fr/Gerer/Cycle-de-la-donnee Affiche cycle de vie des donnĂ©es rĂ©alisĂ©e dans le cadre des Missions QualiNous & RGPD, INRAE-ACT Vous pouvez tester le niveau de "Fairification" de vos donnĂ©es grĂące Ă ces outils : ï§ ARDC : https://ardc.edu.au/resources/working-with-data/fair-data/fair-self-assessment-tool âą D'autres ressources pour se former ou s'autoformer En interne INRAE âą Formation Ă la science ouverte OSCAR - Module "Gestion et partage des donnĂ©es" âą Le site "Gestion et partage des donnĂ©es" âą Des classes virtuelles d'environ 2h (Open Class) sont rĂ©guliĂšrement proposĂ©es sur : o la rĂ©daction des plans de gestion de donnĂ©es, o le dĂ©pĂŽt et la description d'un jeu de donnĂ©es dans Data INRAE, o la rĂ©daction et la publication de data papers, Sites externes âą Le site DORANUM (DonnĂ©es de la Recherche : Apprentissage NUMĂ©rique Ă la gestion et au partage) propose un dispositif de formation Ă distance intĂ©grant de nombreuses ressources dâauto-formation dĂ©clinĂ©es sur diffĂ©rents supports (textes, infographies, vidĂ©os) et sur 9 thĂ©matiques. o Parcours interactif sur la gestion des donnĂ©es de la recherche (2020) o âą Le site DataCC. Accompagnement Ă la gestion des donnĂ©es de recherche en physique et en chimie : https://www.datacc.org/ o Data Stories : https://www.datacc.org/reseau-datacc/data-stories/ o âą Le dossier "Open Access & Open Data" rĂ©alisĂ© par l'Ecole des Ponts - ParisTech âą âą The Open Science Training Handbook : https://www.ouvrirlascience.fr/the-open-science-training-handbook/
I. DĂ©finition L'appel d'offres est donc une procĂ©dure par laquelle un acheteur public choisit l'offre Ă©conomiquement la plus avantageuse, sans nĂ©gociation, sur la base de critĂšres objectifs prĂ©alablement dĂ©finis Son but est de mettre en concurrence plusieurs entreprises privĂ©es pour obtenir la meilleure offre possible. Les caractĂ©ristiques principales sont les suivantes : âą Absence de nĂ©gociation : L'acheteur sĂ©lectionne l'offre uniquement sur la base des propositions reçues, sans nĂ©gociation avec les candidats âą CritĂšres objectifs : La sĂ©lection se fait selon des critĂšres dĂ©finis Ă l'avance et communiquĂ©s aux candidats âą Transparence : Les appels d'offres publics sont soumis Ă des rĂšgles strictes de publicitĂ© et de transparence Ce principe dâappel dâoffre garantie donc lâĂ©galitĂ© de traitement des entreprises privĂ©es candidates et une certaine transparence. II. Les diffĂ©rentes formes dâappel dâoffres Il existe deux formes principales d'appels d'offres dans les marchĂ©s publics : âą Appel d'offres ouvert : Toute entreprise intĂ©ressĂ©e peut rĂ©pondre Ă lâappel dâoffre âą Appel d'offres restreint : Seuls les candidats prĂ©sĂ©lectionnĂ©s par l'acheteur sont autorisĂ©s Ă soumettre une offre. Cette procĂ©dure est particuliĂšrement adaptĂ©e aux marchĂ©s complexes ou spĂ©cialisĂ©s, oĂč l'acheteur souhaite prĂ©sĂ©lectionner les entreprises les plus qualifiĂ©es avant d'examiner leurs offres en dĂ©tail. III. Les objectifs pour une PME de prospecter des nouveaux marchĂ©s via les appels dâoffres Il y a plusieurs objectifs pour une entreprise de prospecter de nouveaux marchĂ©s : â trouver de nouveaux clients ; â garantir le dĂ©veloppement de lâactivitĂ© de lâentreprise ; â compenser lâĂ©rosion du portefeuille clients existant ou remplacer les clients peu ou pas rentables Ainsi, au-delĂ du simple gain commercial, les appels d'offres reprĂ©sentent un vĂ©ritable levier stratĂ©gique de dĂ©veloppement pour les entreprises, quelle que soit leur taille. IV. La procĂ©dure de rĂ©ponse aux appels dâoffre 1. Les Ă©tapes principales Voici les principales Ă©tapes pour rĂ©pondre efficacement Ă un appel d'offres : âą Identifiez les appels d'offres pertinents âą Activez des alertes automatiques sur les plateformes dĂ©diĂ©es âą TĂ©lĂ©chargez le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) âą Analysez minutieusement le cahier des charges et le rĂšglement de consultation âą PrĂ©parer la rĂ©ponse soit constituez le dossier de candidature avec les documents administratifs requis âą Transmettre la rĂ©ponse soit dĂ©poser le dossier complet sur la plateforme de dĂ©matĂ©rialisation avant la date limite âą Suivre la rĂ©ponse : en cas de rejet, demandez un retour pour identifier les points d'amĂ©lioration 2. La consultation des appels dâoffre Les PME doivent dâabord identifier les appels d'offres pertinents. Cela peut se faire par : âą Les rĂ©seaux professionnels : Participer Ă des salons, des confĂ©rences et des Ă©vĂ©nements rĂ©seaux aide Ă dĂ©couvrir des opportunitĂ©s. âą La veille : S'abonner Ă des bulletins d'information et des alertes sur les marchĂ©s pertinents. âą La consultation de plateformes en ligne : De nombreux sites web rĂ©pertorient les appels d'offres publics, utilisateur aux PME de filtre par secteur et localisation. Lâassistant(e) de gestion dispose de plusieurs sites de marchĂ© publics Voici les principaux sites français pour consulter les appels d'offres publics : Les Sites officiels : ïŒ BOAMP (Bulletin Officiel des Annonces des MarchĂ©s Publics) : C'est le site officiel qui publie les appels d'offres de l'Ătat, des collectivitĂ©s territoriales et des Ă©tablissements publics ïŒ PLACE (Plateforme des Achats de l'Ătat) : C'est la plateforme de dĂ©matĂ©rialisation des marchĂ©s publics de l'Ătat. La publication y est obligatoire pour les marchĂ©s de l'Ătat Ă partir de 40 000 ⏠HT ïŒ JOUE (Journal Officiel de l'Union EuropĂ©enne) : Il publie les appels d'offres europĂ©ens Les plateformes privĂ©es : ïŒ France MarchĂ©s : Ce portail agrĂšge les appels d'offres de plus de 300 journaux rĂ©gionaux, du BOAMP, du JOUE et de plus de 1000 sites d'acheteurs publics ïŒ MarchĂ©s Online : Cette plateforme donne accĂšs Ă l'ensemble des appels d'offres publiĂ©s, quel que soit le secteur d'activitĂ© ïŒ E-marchespublics : Ce site permet d'accĂ©der aux appels d'offres publiĂ©s sur diverses sources comme le BOAMP, le JOUE, la presse et les profils d'acheteurs Les Autres sources : ïŒ Journaux d'Annonces LĂ©gales (JAL) : Environ 540 journaux en France sont habilitĂ©s Ă publier des annonces lĂ©gales, dont les appels d'offres ïŒ Sites internet des administrations publiques : La plupart des administrations publient leurs appels d'offres directement sur leur site internet ïŒ Presse spĂ©cialisĂ©e : Certaines revues sont spĂ©cialisĂ©es dans les appels d'offres de leur dĂ©partement ou rĂ©gion Pour une veille efficace, il est recommandĂ© d'utiliser des outils de veille Ă©lectronique ou de s'abonner aux alertes proposĂ©es par ces diffĂ©rentes plateformes. Cela permet de recevoir automatiquement les appels d'offres correspondant Ă vos critĂšres de recherche 3. Les candidatures dâappels dâoffre Pour concourir Ă un marchĂ© public, il est possible de se prĂ©senter seul, de prĂ©senter une candidature groupĂ©e avec plusieurs entreprises : âą La candidature seule : l'entreprise se prĂ©sente pour exĂ©cuter personnellement le marchĂ©. Elle a la capacitĂ© technique et financiĂšre dâexĂ©cuter seule et dans son entier le marchĂ©. âą Le groupement : le groupement conjoint (lâentreprise n'est responsable que de la part du marchĂ© qu'elle exĂ©cute) ou le groupement solidaire : (chaque membre du groupement est engagĂ© financiĂšrement pour la totalitĂ© du marchĂ©. Cela signifie que tous les membres sont collectivement responsables de l'exĂ©cution complĂšte du contrat). 4. La rĂ©ponse Ă lâappel dâoffre La rĂ©ponse Ă un appel d'offres doit contenir les Ă©lĂ©ments suivants : âą une lettre de prĂ©sentation : PrĂ©senter briĂšvement l'entreprise et son intĂ©rĂȘt pour le projet. âą une proposition technique : DĂ©tails sur la façon dont le projet sera rĂ©alisĂ© soient les mĂ©thodes et leurs chronologies. âą Une proposition financiĂšre : faire une estimation des coĂ»ts et des conditions de paiement Le dossier de rĂ©ponse Ă©tant lâinterface entre la PME et le donneur dâordre, il convient de lui apporter le plus grand soin. Il faut donc prĂ©parer le dossier de rĂ©ponse et remplir le document unique de marchĂ© europĂ©en appelĂ© DUME : dĂ©claration sur l'honneur standardisĂ©e et Ă©lectronique utilisĂ©e dans les procĂ©dures de marchĂ©s publics Le certificat Ă©lectronique est un Ă©lĂ©ment essentiel pour rĂ©pondre aux appels d'offres publics dĂ©matĂ©rialisĂ©s. Voici les principaux points Ă retenir : ïŒ Depuis le 1er octobre 2018, la dĂ©matĂ©rialisation est obligatoire pour les marchĂ©s publics supĂ©rieurs Ă 40 000 ⏠HT ïŒ Dans ce cadre, une signature Ă©lectronique valide est requise pour signer les documents de rĂ©ponse aux appels d'offres. L'utilisation d'un certificat Ă©lectronique pour les appels d'offres prĂ©sente plusieurs avantages : ïŒ Gain de temps dans les Ă©changes avec les acheteurs publics ïŒ Ăconomies sur les frais d'impression et d'envoi ïŒ SĂ©curisation accrue des documents transmis ïŒ PossibilitĂ© de signer Ă distance Les certificats Ă©lectroniques pour rĂ©pondre aux appels d'offres sont dĂ©livrĂ©s par des prestataires de services de confiance qualifiĂ©s, conformes au rĂšglement europĂ©en eIDAS et au RĂ©fĂ©rentiel GĂ©nĂ©ral de SĂ©curitĂ© (RGS) français. Les principaux Ă©metteurs de ces certificats sont : ïŒ CertEurope ïŒ ChamberSign France ïŒ Certigna (filiale de Docaposte) ïŒ Dhimyotis ïŒ Universign La date limite de rĂ©ception des offres (DLRO) est un Ă©lĂ©ment crucial dans le processus des appels d'offres pour les marchĂ©s publics. La DLRO, Ă©galement appelĂ©e date limite de remise des offres ou des plis, correspond Ă la date et l'heure limites auxquelles les candidatures ou offres doivent ĂȘtre reçues par l'acheteur public1 Le dĂ©lai commence le lendemain de la date d'envoi de l'avis d'appel Ă la concurrence par l'acheteur. Dans cette dĂ©marche, lâentreprise peut rĂ©aliser un tableau de suivi des appels dâoffres dont voici un exemple : 5. La rĂ©ponse Ă lâappel dâoffre Une fois la dĂ©cision prise, l'acheteur doit envoyer une notification officielle Ă l'entreprise retenue. Cette communication doit ĂȘtre faite par Ă©crit, gĂ©nĂ©ralement par lettre recommandĂ©e avec accusĂ© de rĂ©ception ou par voie Ă©lectronique sĂ©curisĂ©e. Tout candidat Ă©vincĂ© peut demander par Ă©crit des informations complĂ©mentaires sur les motifs du rejet de son offre. L'acheteur doit alors rĂ©pondre dans un dĂ©lai de 15 jours en fournissant : âą Les motifs dĂ©taillĂ©s du rejet de la candidature ou de l'offre âą Les caractĂ©ristiques et avantages de l'offre retenue âą Le nom de l'attributaire V. Le paiement des marchĂ©s en appel dâoffres Le dĂ©lai maximal de paiement est gĂ©nĂ©ralement de 30 jours. Ce dĂ©lai est portĂ© Ă 50 jours pour les hĂŽpitaux et 60 jours pour les entreprises publiques. . Le paiement intervient aprĂšs constatation du "service fait", c'est-Ă -dire une fois que la prestation a Ă©tĂ© rĂ©alisĂ©e et vĂ©rifiĂ©e conforme par l'acheteur public Des avances et acomptes peuvent ĂȘtre versĂ©s : ïŒ L'avance est obligatoire pour les PME sur les marchĂ©s de plus de 50 000 ⏠HT et d'une durĂ©e supĂ©rieure Ă 2 mois. Elle reprĂ©sente 20% du montant pour l'Ătat, 10% pour les autres acheteurs publics ïŒ Les acomptes sont versĂ©s tous les 3 mois maximum, ou tous les mois pour les marchĂ©s de travaux avec des PME
I DĂ©finition La proposition commerciale est une offre adressĂ©e Ă un client ou prospect suite Ă sa demande. Le commercial doit donc veiller Ă soigner sa prĂ©sentation, car la proposition commerciale est la vitrine de lâentreprise La proposition commerciale est le support de la relation entre lâentreprise et le client/prospect. II La finalitĂ© dâune proposition commerciale La proposition commerciale permet de rĂ©pondre prĂ©cisĂ©ment aux attentes du client qui souhaite passer une commande. Dans cette optique, la proposition doit ĂȘtre : - claire, - personnalisĂ©e - diffĂ©renciĂ©e de celles de la concurrence. La proposition commerciale permet Ă©galement de renseigner le client non pas uniquement sur les prestations proposĂ©es mais aussi sur lâentreprise elle-mĂȘme grĂące Ă son numĂ©ro dâidentification (SIRET) dĂ©livrĂ© par lâINSEE III Le systĂšme dâinformation client Pour rĂ©aliser la proposition commerciale, le commercial doit collecter des informations sur la clientĂšle, sur les produits mais Ă©galement sur lâenvironnement commercial. Elle consulte donc le systĂšme dâinformation client dont lâacronyme est SIC. Il est constituĂ© de fichiers commerciaux utilisables par tous les collaborateurs de lâentreprise afin dâamĂ©liorer la connaissance de la clientĂšle et des propsects. Son contenu est le suivant : IV Les logiciels pour prĂ©parer une proposition commerciale. Il est possible de prĂ©parer les propositions commerciales sur un texteur, un tableur, un logiciel spĂ©cialisĂ© en gestion commerciale ou un progiciel de gestion intĂ©grĂ© : Logiciels pouvant ĂȘtre utilisĂ©s Traitement de texte (Word, Open Writer, etc.) Tableur (Excel, Open Calc, etc.) Logiciel de gestion commerciale (EBP, Ciel, etc.) PGI (Cegid, Sage, EBP) Si lâentreprise possĂšde un PGI ou un logiciel de gestion commerciale, la proposition commerciale sera effectuĂ©e sur ce type de logiciel. Dans le cas contraire, il est recommandĂ© dâutiliser le tableur. Le progiciel est lâoutil privilĂ©giĂ© par les entreprises car il regroupe un ensemble de logiciels (modules) intĂ©grant les principales fonctions nĂ©cessaire Ă la gestion des flux monĂ©taires et physiques de lâentreprise. Tous ces modules accĂšdent Ă des ressources communes, stockĂ©es dans une base de donnĂ©es unique. Les modules les plus courants sont : Ainsi, le PGI permet dâĂ©viter les saisies redondantes, qui sont sources dâerreurs et de perte de temps. V Distinguer devis et proposition commerciale 1. Le devis Câest une offre adressĂ©e Ă un client ou un prospect destinĂ©e Ă rĂ©pondre Ă son besoin suite Ă la demande du client. Son contenu se limite souvent Ă la rĂ©fĂ©rence des produits et leurs prix. Le devis est donc un engagement de lâentreprise pour rĂ©aliser une prestation ou pour dĂ©livrer un produit au prix indiquĂ© et dans les dĂ©lais annoncĂ©s. Seules la signature du client et la date donnent au devis la valeur juridique dâun contrat. Il peut donc ajouter « Lu et acceptĂ© » ou encore « bon pour travaux » par exemple. 2. La proposition commerciale Par rapport au devis, la proposition commerciale nĂ©cessite une analyse plus poussĂ©e des besoins du client, un chiffrage de lâoffre plus complexe et un document plus personnalisĂ© VI Les Ă©tapes pour rĂ©aliser une offre commerciale Les Ă©tapes de la mise en Ćuvre dâune proposition commerciale sont : â lâanalyse des besoins du client ; â la recherche des informations qui permettent dâĂ©tablir lâoffre correspondant aux besoins du client (prix, dĂ©lai de livraison, planning de production, etc.) ; â la mise en forme de la proposition : On peut donc la schĂ©matiser ainsi : VII Les mentions obligatoires Ă faire figurer sur la proposition commerciale VIII Les sanctions en cas de non respect des mentions obligatoires Tout manquement peut aboutir Ă une contravention pouvant aller jusquâĂ 1500 ⏠dâamende.
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