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I Suivre les ventes et les livraisons La plupart du temps, les commandes des clients vont déclencher les règlements. Réceptionner les commandes et les traiter rigoureusement est donc une activité essentielle pour la PME. 1. La réception de la commande Avant de traiter la commande, il est important qu’elle soit vérifiée pour optimiser la relation client et éviter les erreurs. Les points de contrôle sont : 2. Le traitement de la commande Les documents à générer sur le PGI sont : 3. Le suivi de la commande Le suivi permet à l’entreprise de surveiller la progression de l’ensemble des commandes. L’entreprise peut ainsi créer un tableau de suivi visuel lui permettant d’anticiper les problèmes de livraison. Voici un exemple : 4. L’organisation et le suivi des livraisons Livrer, c’est mettre à la disposition du client les produits commandés à la date prévue et au lieu convenu. L’entreprise peut décider de livrer elle-même out de faire appel à un transporteur : • La prise en charge de la livraison par le fournisseur La PME organise le planning et la tournée des livreurs en tenant compte des attentes du client, du temps de trajet et du volume à livrer. Elle utilise pour chaque étape le bon de livraison. Un exemplaire est conservé par l’entreprise et un exemplaire sera laissé au client lors de la livraison. • La prise en charge de la livraison via un transporteur Le suivi de la livraison : Le contrat général de vente permet d’anticiper les problèmes et de limiter les contestations (retards de livraison). Les frais de transport doivent donc figurer sur le bon de livraison. Trois type de frais existent : ▪ franco de port : ▪ port dû : Certains transporteurs offrent la possibilité de suivre les expéditions sur leur site Web. II Facturer, suivre les règlements et les relances clients 1. La facture A chaque étape du processus de vente, divers documents sont créés. Le dernier document du processus est la facture. Elle indique le paiement à faire au client et prouve la vente : facture de doit. Chaque facture portant une date et un numéro unique, une fois émise, il n’est donc plus possible de l’annuler ou la modifier .S’il se passe un évènement après l’édition, on devra alors émettre un avoir. Le processus peut se schématiser ainsi : 2. La présentation d’une facture La facture est établit en double exemplaire et doit être conservée pendant 10 ans. Elle résulte d’une obligation légale et se matérialise par un enregistrement comptable. Quelques règles sont à respecter : 3. Les éléments à contrôler sur la facture Il est nécessaire de vérifier les mentions obligatoires afin d’éviter les réclamations clients. Si elle est conforme, elle est envoyée au client et transmise au service comptabilité pour l’enregistrement. Les éléments à vérifier sont : 4. Les aspects fiscaux liés aux ventes : le mécanisme de TVA L’enregistrement des ventes doit se faire dans le respect des règles fiscales relatives à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) Il existe 4 taux principaux de TVA en France : Certaines activités et certains territoires sont exonérés de TVA. • Le taux de TVA intermédiaire de 10 % s’applique pour les activités suivantes : Restauration (pour consommation immédiate) Aide à la personne Hébergement et transport Produits agricoles non transformés et bois de chauffage Médicaments non remboursés Travaux et réparation pour les logements anciens (plus de deux ans) Musées et zoos • Le taux de TVA réduit à 5.5 % s’applique pour les activités et produits suivants : Produits alimentaires de première nécessité Fourniture de chaleur produite à partir d’énergies renouvelables Livres (y compris numériques) Billetterie de spectacle vivant Restauration pour les cantines scolaire Équipements pour personnes handicapées Travaux d’amélioration énergétique des logements de plus de 2 ans • Le taux de TVA spécifique à 2,1% s’applique pour les activités suivantes : Médicaments remboursés par la Sécurité sociale Publications de presse Billetterie de certains spectacles et cinémas Animaux vivants de boucherie et de charcuterie vendus à des non-assujettis • Les activités suivantes sont exonérées de TVA (0%) : Pêche en mer Certaines œuvres non lucratives à caractère social ou philanthropique Activités médicales et paramédicales Enseignement et formation Livraison ou récupération de déchets Le principe de la TVA pour les entreprises : Afin de bien réaliser les écritures comptables, il est important de différencier la TVA déductible de la TVA collectée : Une créance client est enregistrée en débit alors que la vente de marchandises de l’entreprise est enregistrée en crédit. 5. Les écritures comptables relatives aux ventes Les différents éléments d’une facture doivent être enregistrés dans le journal et dans les comptes de l’entreprise. Si l’entreprise dispose d’un PGI, le devis génère automatiquement la commande. La commande génère automatiquement le bon de livraison qui génère la facture. La facture génère automatiquement les écritures comptables au journal. Exemple de visualisation d’écriture comptable sur le PGI : 6. La mise en place d’un suivi efficace des règlements Le suivi des comptes clients permet de connaitre l’état des créances à tout moment. La relance remplit plusieurs objectifs : Les outils les plus utilisés dans cette démarche sont l’échéancier (il liste les créances en attente de règlement avec peu de détails) et la balance âgée (elle présente les soldes de créances de manière plus visuelle avec une ligne par client). Exemples : Echéancier Balance âgée L’entreprise peut également pointer les créances afin de faire ressortir les créances impayées (lettrage des comptes). Enfin, compte tenu des enjeux pour les entreprises d’obtenir les règlements dans des délais raisonnables, elles mettent en place un véritable processus de relance qui doit respecter les étapes suivantes : Après avoir pris connaissance du processus de relance, il devient nécessaire de créer un tableau de relance des impayés pour relancer les clients efficacement. Exemple : Tableau de relances des impayés : Enfin, il faudra relancer les clients par téléphone, mail ou courrier pour obtenir les sommes dues via des relances automatisées. Exemple de mise en demeure automatisée envoyée en recommandé :

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Caractéristiques générales de la synthèse de documents La synthèse est un exercice assez simple, car très technique. Pour réussir, il faut néanmoins faire preuve de rigueur car elle est très codifiée. Les pièges de la synthèse La plupart des étudiants ignorent la technique de synthèse telle qu’elle est attendue en BTS. Aussi plusieurs pièges sont à éviter. La synthèse n’est pas une dissertation personnelle Premier écueil : si l’on se souvint de la consigne vue plus avant, le travail demandé doit être objectif. Aucun point de vue personnel ou même appréciation subjectif sur les documents ne doit apparaître dans la rédaction. On recommande d’ailleurs aux étudiants de ne pas utiliser le pronom « je » dans leur travail de façon à éviter tout malentendu. Le candidat doit donc rapporter les idées des auteurs de façon neutre, sans jugement de valeur. La synthèse n’est pas un résumé des documents La plus grande erreur commise en première année de BTS consiste à résumer les documents, les uns après les autres. Un petit détour par l’étymologie nous permettra de mieux comprendre le travail attendu. Le terme « synthèse » vient du grec sunthesis qui signifie « mise en commun ». Il s’agit donc de rassembler les informations collectées dans les différents documents en un ensemble organisé, donc cohérent. Les idées doivent être confrontées en établissant des liens entre les documents. La synthèse n’est pas un montage de citations Le Bac de français est derrière vous. Oubliez (en partie) cette épreuve. Ici, pas de citations, de numéros de lignes pour appuyer votre rédaction. Votre travail consiste à reformuler de façon synthétique le contenu et les enjeux des documents. La nature du travail demandé Une consigne codifiée pour rédiger votre synthèse Trois adjectifs dans cette consigne. Tout d’abord, la synthèse doit être concise, c’est-à-dire courte et dense. Quatre pages maximum sont généralement attendues à l’épreuve. Nous l’avons déjà évoqué plus haut, la synthèse est un exercice absolument objectif. Aucune idée extérieure aux documents ni commentaire personnel ne doivent figurer dans la rédaction. Enfin, la synthèse est un travail ordonné. Un plan soutient donc la rédaction, on attend ainsi : • une introduction; • un développement; • une conclusion. La démarche à adopter pour votre synthèse La préparation de la synthèse se décompose en deux temps : • Un premier temps consacré à la lecture active de chaque document. Les idées importantes sont relevées, les arguments sont listés, le raisonnement de l’auteur est analysé. • Un second temps consacré à la mise en relation des différents documents de façon à établir des liens entre eux : il s’agit en fait de recomposer un débat entre les auteurs. Sont-ils d’accord ? S’opposent-ils ? Si oui sur quels point ? … La synthèse : un acte de communication On veut donc vérifier que vous savez « lire » : c’est-à-dire que vous êtes capable de comprendre ce qui est écrit dans les documents et de reformuler selon des contraintes de longueur de texte. L’étymologie du verbe « lire » nous le confirme : legere, en latin, signifique « choisir » La méthodologie de synthèse en 10 points Voici un récapitulatif des 10 maladresses principales à éviter et des 10 règles à adopter Les interdits de la synthèse 1. Faire des citations des auteurs des documents pour soutenir les idées avancées. 2. Donner son avis, émettre des remarques subjectives : ex : l’auteur oublie malheureusement que… 3. Faire des références à des documents hors corpus, faire allusion à une autre œuvre de l’auteur. 4. Rédiger un « catalogue » des idées sans lien logique entre elles. Rédiger au fil de son inspiration. 5. Rédiger une synthèse longue et détaillée. 6. Laisser de côté un document, parce que l’on ne l’a pas compris ou qu’il nous semble inintéressant… 7. Utiliser le pronom « je ». 8. Faire un plan apparent (A, B…) avec des titres. 9. Juxtaposer des résumés des documents. 10. Faire référence aux documents par le numéro attribué dans le dossier. Ce qu’il faut faire 1. Reformuler les idées. 2. Rester neutre, objectif. 3. Ne traiter que les documents proposés. 4. Traiter les idées selon un plan précis. 5. Quatre pages maximum 6. Traiter tous les documents, même de façon inégale, certains documents sont plus « riches » en idées que d’autres. 7. Préférer le « on » ou le « nous ». 8. Rédiger sans titres avec des phrases de transition. 9. Confronter les idées communes aux documents. 10. Faire référence aux documents par le nom de l’auteur et l’initiale du prénom. Si ces 10 règles sont respectées, une importante partie de la méthode est acquise ! L'évaluation du travail de synthèse On se rappelle que cette épreuve est notée sur 40 points. En règle générale, les correcteurs adoptent le barème suivant qui vise à valider 4 grandes compétences, chacune notée sur 40 points. Comprendre les documents Ces 10 premiers points valident vos compétences de lecture : Les idées essentielles ont-elles été bien relevées ? Tous les documents ont-ils été bien compris ? L’unité thématique des documents doit apparaître ans le traitement des informations collectées. Confronter Le correcteur vérifiera notamment que tous les documents ont bien été exploités, qu’aucune « impasse » n’a été faite. Il sanctionnera, le cas échéant, l’ajout d’idées extérieures. Certains étudiants pensent que l’introduction d’idées extérieures vient enrichir leur travail et montre leur connaissance du sujet. Il faudra attendre l’épreuve d’écriture personnelle pour le faire. Ici, rappelons-le, seuls les documents proposés à l’étude figurent dans la synthèse. La confrontation des idées sera également évaluée : Le candidat a-t-il établi des liens entre les idées des auteurs ? Chaque partie de la rédaction repose-t-elle sur plusieurs documents ? Structurer Quelle que soit la logique suivie, la synthèse suit un plan. Introduction et conclusion doivent apparaître clairement. La rédaction suit une ligne directrice et un parcours. Les documents sont référencés, l’ensemble est organisé. Utilisez des connecteurs logiques pour lier les parties entre elles. Ils faciliteront grandement la lecture et la progression de vos idées sera plus claire. Rédiger & reformuler Une expression écrire claire est attendue. Elle respecte les normes et usages de la langue écrite courante. La richesse du vocabulaire sera valorisée. Le tout est rédigé : pas de tirets, de titres ou de tissage de citations. Les propos des auteurs sont reformulés, on sanctionnera ici toute formulation d’appréciations personnelles.

CAS 1 Marc veut ouvrir un café. Il se lance comme indépendant et en est le chef d'entreprise. Il n'est donc plus possible de dissocier le café de Marc. Si Marc réalise en janvier un bénéfice de 2.400 euros (c'est-à-dire le chiffre d'affaires de ce mois-là, moins les frais), cette somme ne sera pas considérée comme faisant distinctement partie du patrimoine de l'entreprise. En principe, on peut considérer ces 2.400 euros de bénéfice comme étant le salaire de Marc pour ce mois-là. Il peut décider de la manière dont il utilisera cet argent: épargner pour une maison, réinvestir dans son entreprise en achetant une machine à café supplémentaire… À cet égard, il n'existe pas de règle légale. En cas de dettes, on peut saisir tout ce qui appartient à Marc, et donc l'entièreté de son patrimoine (il n'y a en effet pas de séparation claire), comme la maison qu'il occupe ou la voiture avec laquelle il circule… CAS 2 Elisa et Anne veulent aussi ouvrir un café. Elles sont deux, donc elles créent une société dont elles seront toutes les deux administratrices. Elisa et Anne sont à la fois les fondatrices et les administratrices, mais ce n'est pas toujours le cas. Ainsi, il est tout à fait possible que la mère d'Elisa ou l'ami d'Anne soit administrateur du café. Et si Anne souhaite arrêter, n'importe qui peut en principe reprendre son rôle d’administratrice. La société est en effet une personne morale et non une personne physique, de sorte que le café et Anne ne sont pas une seule et même personne, ce qui, en revanche, était le cas pour Marc et son café. Si Elisa et Anne réalisent en janvier un bénéfice de 2.400 euros (c'est-à-dire le chiffre d'affaires de ce mois-là, moins les frais et moins le salaire des deux administratrices), elles ne peuvent pas utiliser cette somme pour effectuer des dépenses personnelles (c’est leur salaire qui sert à ces dépenses). Elles ne peuvent l'utiliser que pour le café: elles peuvent mettre cet argent de côté, acheter du nouveau matériel…Elisa et Anne ne pourront jamais être déclarées personnellement en faillite, même si la société a d'énormes dettes qu'elle ne peut pas payer. Marc, en revanche, pourrait l'être. Source : www.liantis.be

Dès le début de vos recherches, vous allez collecter, produire et exploiter des données. La gestion des données (Research Data Management - RDM) fait partie du processus de recherche. Elle concerne l'ensemble des opérations de collecte, description, stockage, traitement, analyse, archivage et mise en accès des données. (extrait de : Passeport pour la Science Ouverte. Guide pratique pour les doctorants ) "La science ouverte est la diffusion sans entrave des publications et des données de la recherche. Elle s’appuie sur l’opportunité que représente la mutation numérique pour développer l’accès ouvert aux publications et – autant que possible – aux données de la recherche. "Les données de la recherche sont la matière première de la connaissance. Les partager, c'est ouvrir de nouvelles perspectives scientifiques" Source : Plan national pour la Science ouverte - Ministère ESR - Juillet 2018 Source image : https://bibliotheques.univ-tlse3.fr/file/composantes-science-ouverte Cette page est une introduction à la gestion des données de recherche. Elle présente quelques concepts et étapes clés pour vous engager dans cette démarche. Consultez les liens pour approfondir vos connaissances. • What are data ? Définition des données de recherche de l’OCDE (2007) « Enregistrements factuels (chiffres, textes, images, sons) utilisés comme source principale pour la recherche scientifique et généralement reconnus par la communauté scientifique comme nécessaires pour valider les résultats de la recherche. Un ensemble de données de recherche constitue une représentation systématique et partielle du sujet faisant l’objet de la recherche ». Exemples • les images d’une ville préhistorique deviennent des données pour un chercheur qui étudie l’histoire de cette ville; • les « données » d’un linguiste peuvent être des écrits ou des discours, des enregistrements de locuteurs ; • les « données » d’un médiéviste sont des sources archivistiques, archéologiques, épigraphiques, iconographiques, littéraires ; • les « données » d’un géologue rassemblent des coupes et observations de terrain consignées sur un carnet, des résultats de carottage, des analyses d’échantillons, des données sismographiques… • • Pourquoi partager ses données ? "La science ouverte vise à construire un écosystème dans lequel la science est plus cumulative, plus fortement étayée par des données, plus transparente, plus rapide et d’accès plus universel.La science ouverte favorise également les avancées scientifiques, particulièrement les avancées imprévues, ainsi que l’innovation, les progrès économiques et sociaux, en France, dans les pays développés et dans les pays en développement. Enfin, la science ouverte constitue un levier pour l’intégrité scientifique et favorise la confiance des citoyens dans la science. Elle constitue un progrès scientifique et un progrès de société." Source : Plan national pour la Science Ouverte (2018) Les enjeux de l'Open Data • enjeux patrimoniaux o preuve et mémoire (éviter les pertes de données) • enjeux économiques o valeur économique de la donnée o réutilisation gratuite ou payante des données, exploitation des résultats de recherches antérieures (éviter de refaire ce qui a déjà été validé), o accélération de l'innovation et le retour sur investissement dans la R&D • enjeux scientifiques o de "hypothesis-driven" à "data-driven" o plus de visibilité pour le scientifique • enjeux sociétaux o participation des citoyens et de la société civile : "Citizen science" o confiance en la recherche Pour aller plus loin • Site Doranum : https://doranum.fr/enjeux-benefices/fiche-synthetique/ • Adopter de bonnes pratiques tout au long du cycle de vie des données De bonnes pratiques de gestion à toutes les étapes du cycle de vie de la donnée sont un préalable indispensable à l’ouverture des données et à leur réutilisation. • Rechercher des données Pour identifier des jeux de données (datasets) pertinents pour votre thèse, des outils de recherche sont disponibles. Suivez ces liens pour les découvrir : • Site Doranum : https://doranum.fr/acces-visualisation/rechercher-donnees/ • Site DataCC - Vos besoins, trouver des données : https://www.datacc.org/vos-besoins/trouver-des-donnees/ • Fiche CoopIST : Trouver des jeux de données via des bases pluridisciplinaires et des moteurs de recherche Pensez-aussi à consulter l'entrepôt institutionnel Data INRAE Page de présentation du portail • Choisir les bons formats et bien organiser vos données  Choisir des formats de fichier : https://www6.inrae.fr/datapartage/Gerer/Choisir-des-formats-de-fichier  Nommer et organiser vos fichiers de données : https://www6.inrae.fr/datapartage/Gerer/Nommer-et-organiser-ses-fichiers-de-donnees Pour aller plus loin • Jaouen, G.- Gérer ses données. Pourquoi, Comment ? Séminaire - Guadeloupe, du 25 au 27 Novembre 2019 – CRAG INRA • Bien décrire et documenter ses données La description d’un jeu de données se fait à l’aide de métadonnées (*) qui doivent apporter suffisamment d'éléments (sur la collecte des données, les unités de mesure employées...) pour chercher et trouver le jeu de données, juger de sa qualité/fiabilité, et pouvoir le comprendre ou le réutiliser dans un autre contexte. (*) Définition des métadonnées : Ensemble d’informations structurées qui décrit, explicite, localise une ressource informationnelle, dans le but d’en faciliter la recherche, l’usage, et la gestion. Source : NISO. Understanding Metadata. 2004. Quelques liens utiles : • Site Doranum : https://doranum.fr/metadonnees-standards-formats/ • DataCC : https://www.datacc.org/vos-besoins/documenter-ses-donnees/metadonnees/ • Site DataPartage INRAE : https://www6.inrae.fr/datapartage/Gerer/Documenter-les-donnees En complément des métadonnées, la rédaction d'un fichier READ ME.txt est également recommandée. • Stocker, sécuriser, préserver ses données Bien différencier les notions de stockage et d'archivage. Anticiper pour déterminer les données à éliminer et celles qui doivent être préservées à long terme. • Dans l'environnement INRAE : https://www6.inrae.fr/datapartage/Gerer/Stocker-les-donnees • Site Doranum : https://doranum.fr/stockage-archivage/ • Site DataCC : https://www.datacc.org/vos-besoins/conserver-ses-donnees/ • Partager, ne pas partager ses données ? Dans le cadre de la Science Ouverte, il y a de plus en plus d'incitations voire d'exigences pour rendre accessibles les données, en particulier les données liées aux publications : • de l'édition scientifique : de plus en plus de revues adoptent une "data policy" (à consulter dans les instructions aux auteurs) et exigent des auteurs qu'ils fournissent les données associées aux publications, • des organismes de financement (ANR, Commission Européenne ...), • des politiques nationale (Plan national pour la Science ouverte - Ministère ESR - Juillet 2018) et institutionnelle. Mais attention, toutes les données ne sont pas partageables : assurez-vous que vos données sont bien diffusables au regard du droit et des conditions d'exercice de votre thèse et de son mode de financement (se reporter à votre contrat de thèse). Les données produites dans les organismes de recherche publics sont communicables à tous si elles n'entrent pas dans le cadre d'exceptions légales (sécurité défense, sécurité des populations, patrimoine scientifique et technique, données personnelles, données liées au secret, statistique, etc.) Liens utiles : • sur le site Data Partage, la page Partager-Publier ou la page : "Données de la recherche : qui a les droits, qui doit partager ?" • le site INRAE dédié à la protection des données personnelles et l'application du RGPD (Règlement général sur la protection des données) : https://intranet.inrae.fr/cil-dpo • Valoriser ses données Voici les principales voies de diffusion •  Partager ses données en les déposant dans un entrepôt  Choisir un entrepôt  Déposer dans Data INRAE  Partager ses données comme matériel supplémentaire d'un article (à la demande de l'éditeur)  Publier un Data Paper (article de données) : la meilleure voie en terme de visibilité des données, et pour faciliter leur réutilisation. Pour aller plus loin • Site Doranum o Dépôts et entrepôts. Comment et où déposer mes données ? o Data papers et Data journals. Comment publier mes données comme un article scientifique ? • Site DataCC o Valoriser ses données • Site CoopIST o Déposer des données de recherche dans un entrepôt o Rédiger et publier un data paper dans une revue scientifique A télécharger : Synthèse du processus de rédaction d'un article avec des données associées • Pourquoi ne pas rédiger un plan de gestion de données (PGD) pour votre thèse ? La thèse peut être assimilée à un projet et certaines universités au Royaume Uni, aux Pays-Bas et plus récemment en France préconisent la rédaction d'un plan de gestion associé à la thèse. Le PGD (ou DMP = Data Management Plan) est un outil de planification qui peut vous aider à anticiper et bien gérer toutes les étapes du cycle de vie de vos données, à limiter les risques de perte ou corruption de données, à adopter de bonnes pratiques de gestion, pour in fine produire des données respectueuses des principes FAIR, adoptés aujourd'hui par l'ensemble des acteurs de la recherche. Il est désormais exigé par la plupart des financeurs de la recherche (Commission Européenne et ANR ...) dans le cadre de projets financés. Rédiger un PGD pour votre thèse, peut être un bon exercice pour vous préparer à la future rédaction de réponses à des appels d'offre. Comment faire en pratique ? • Site DataPartage : Pourquoi et comment rédiger un plan de gestion de données ? • Site Doranum : https://doranum.fr/plan-gestion-donnees-dmp/, La minute vidéo PGD • Site DataCC : https://www.datacc.org/bonnes-pratiques/adopter-un-plan-de-gestion-des-donnees/ • Suivre une classe virtuelle INRAE : Open Class "Rédaction d'un PGD" • Produire des données FAIR ! Favoriser la production de données FAIR (Findable - Accessible - Interoperable - Reusable) est aujourd'hui un objectif soutenu par l'ensemble des acteurs de la recherche. Source : https://open-science-training-handbook.gitbook.io/book/ Si vous suivez les conseils et recommandations de cette page, vous avez toutes les chances d'avoir produit des données de qualité. Si vous préférez une version illustrée : "Pensez FAIR" - https://datapartage.inrae.fr/Gerer/Cycle-de-la-donnee Affiche cycle de vie des données réalisée dans le cadre des Missions QualiNous & RGPD, INRAE-ACT Vous pouvez tester le niveau de "Fairification" de vos données grâce à ces outils :  ARDC : https://ardc.edu.au/resources/working-with-data/fair-data/fair-self-assessment-tool • D'autres ressources pour se former ou s'autoformer En interne INRAE • Formation à la science ouverte OSCAR - Module "Gestion et partage des données" • Le site "Gestion et partage des données" • Des classes virtuelles d'environ 2h (Open Class) sont régulièrement proposées sur : o la rédaction des plans de gestion de données, o le dépôt et la description d'un jeu de données dans Data INRAE, o la rédaction et la publication de data papers, Sites externes • Le site DORANUM (Données de la Recherche : Apprentissage NUMérique à la gestion et au partage) propose un dispositif de formation à distance intégrant de nombreuses ressources d’auto-formation déclinées sur différents supports (textes, infographies, vidéos) et sur 9 thématiques. o Parcours interactif sur la gestion des données de la recherche (2020) o • Le site DataCC. Accompagnement à la gestion des données de recherche en physique et en chimie : https://www.datacc.org/ o Data Stories : https://www.datacc.org/reseau-datacc/data-stories/ o • Le dossier "Open Access & Open Data" réalisé par l'Ecole des Ponts - ParisTech • • The Open Science Training Handbook : https://www.ouvrirlascience.fr/the-open-science-training-handbook/

EVALUER LE RISQUE CLIENT I Les enjeux liés au risque client II la prise de renseignements pendant la phase commerciale III L’évaluation de la solvabilité d’un prospect ou client 1. A partir du bilan comptable 2. A l’aide d’indicateurs internes IV Les outils d’évaluation des risques I Les enjeux liés au risque client 1. Définition et critères de risques On entend par risque client l’ensemble des situations dans lesquelles le client pourrait compromettre la pérennité du fournisseur. Quelques critères permettent de repérer le risque client : - la taille et l’âge de l’entreprise - le produit qu’elle propose, - son client avec ses propres clients (la sous traitance par exemple induit un lien de dépendance) - le secteur sur lequel elle évolue - la concurrence qu’elle subit - et le montant de ses disponibilités On peut ainsi répartir les degrés de risque : 2. Les impayés clients : première cause de faillite des entreprises Par principe, l’entreprise dépense avant d’encaisser. En accordant des délais de paiement, elle se prive de trésorerie. Elle a alors un besoin en fonds de roulement (BFR), c'est-à-dire besoin de disposer d’une trésorerie d’avance. Tout retard de paiement engendre donc une augmentation du BFR que l’entreprise n’est parfois plus en état de couvrir (découvert bancaire).Lorsque le client est insolvable, c’est un manque de trésorerie qui pèse sur l’entreprise et donc sur sa pérennité. La PME limite donc les risques si certains de ses clients payent comptant. Les entreprises activent donc plusieurs stratégies pour faire face à leurs impayés : 29% gèrent les relances en interne, 24% négocient des facilités de caisse avec leur banque et 19% négocient avec les fournisseurs. II la prise de renseignements pendant la phase commerciale L’entreprise qui souhaite conclure un contrat avec un prospect professionnel peut consulter un certain nombre de documents disponibles auprès d’organismes. Les organismes les plus sollicités sont : - la greffe du tribunal de commerce : elle délivre gratuitement des informations sur les entreprises immatriculées au registre du commerce et des sociétés telles que les statuts, les comptes annuels, l’état d’endettement, l’extrait kbis. L'extrait Kbis représente la véritable « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). - les sociétés spécialisées fournissent des informations commerciales et financières, des documents comptables et des analyses payantes permettant de vérifier l’état de santé des entreprises : - les cabinets de recouvrement et sociétés d’assurance : ils réalisent des enquêtes de solvabilité et émettent un avis sur le risque de défaillance sous forme de score ou de note. - Les banques : les entreprises sont notées par les banques. La cotation de la banque mesure la capacité de l’entreprise à honorer ses engagements financiers sur 3 ans. Grâce à cette cotation, la PME peut ainsi , par l’intermédiaire de la banque, vérifier si le prospect ou client est solide financièrement. III L’évaluation de la solvabilité d’un prospect ou client La solvabilité correspond à la capacité de l’entreprise à faire face à ses engagements à long terme. L’entreprise est solvable si la valeur de ses actifs (immobilisations, créances, stocks et disponibilités) est supérieure à ses emprunts et dettes. Une entreprise peut être solvable mais peut manquer de liquidités, c'est-à-dire d’argent disponible au quotidien. La liquidé mesure donc la capacité de l’entreprise à faire face à ses engagements à court terme. 1. A partir du bilan comptable Le bilan comptable fournit des indications sur la santé financière de l’entreprise prospect Les définitions que vous devez maitriser : • Pour l’actif : C’est quoi une Immobilisation ? La notion d'immobilisation intègre l'ensemble des biens durables détenus par une entreprise sur plus d'un exercice comptable et qui ne sont pas destinés à la revente. Les immobilisations financières correspondent aux actifs financiers d'utilisation durable possédés par l'entreprise. Il s'agit notamment des titres de participation, des prêts accordés… Les immobilisations incorporelles comprennent les frais d'établissement, les frais de recherche et développement, les concessions, brevets, licences, marques, logiciels et autres droits similaires, le droit au bail, le fonds commercial. Une immobilisation corporelle correspond à un actif physique que l’entreprise entend utiliser au-delà de la clôture de l’exercice comptable en cours : les terrains, les constructions, l’agencement et les installations générales, l’outillage, le matériel, les véhicules, le mobilier et les équipements informatiques. Que signifie disponibilités ? Le poste "Disponibilités" est constitué des montants détenus en caisse (pièces et billets que l'entreprise possède) et des avoirs en banque (argent détenu sur les comptes bancaires de l'entreprise). On utilise également le terme de trésorerie. C’est quoi une valeur mobilière de placement ? Ce sont des titres financiers, actions ou obligations. En comptabilité, elles correspondent aux excédents de trésorerie placés par l'entreprise. • Pour le passif : Que signifie capitaux propres ? Les capitaux propres sont les ressources financières que possède l'entreprise Le capital social d’une entreprise est égal au montant total des apports de biens et d’argent des associés Que signifie réserves ? Cumul des bénéfices des exercices antérieurs qui n'ont pas été redistribués aux propriétaires de l'entreprise, ni intégrés dans son capital Que signifie résultat ? Il correspond aux ressources restantes à l'entreprise une fois les charges déduites du chiffre d'affaires. 2 A l’aide d’indicateurs internes Une entreprise manque souvent de temps et de moyens pour suivre l’ensemble des ses encours clients. Toutefois, il est nécessaire d’analyser régulièrement certains supports pour anticiper les problèmes de trésorerie. Elle peut - analyser son portefeuille clients via la méthode ABC (vu dans un chapitre précédent), - prendre du recul sur les retards de paiement : le service comptable signale les retards de paiement ou les demandes régulières de report d’échéances. La balance âgée permet de visualiser les clients à relancer Exemple : - mettre en place des indicateurs de suivi des impayés via un tableau Excel Exemple : IV Les outils d’évaluation des risques Les entreprises peuvent se procurer des logiciels dédiés au risque client mais il sont souvent très complexes à utiliser. Certaines entreprises utilisent le crédit management : c’est l’ensemble des procédures financières ou juridiques visant à optimiser le chiffre d’affaires de l’entreprise en accélérant les règlements clients. Une des méthodes de crédit management s’appelle la méthode des points de risque. Elle consiste à classer les clients selon leur risque afin de leur fixer des modalités de paiement adaptés. Elle permet donc d’évaluer les risques de coopération et de se prémunir au cas par cas. Exemple de tableau des points de risque

1. Laquelle des formes juridiques suivantes offre la meilleure protection du patrimoine personnel de l'entrepreneur ? a) Entreprise individuelle b) Société c) Association de fait d) Aucune de ces réponses 2. Quel est l'inconvénient majeur de l'entreprise individuelle ? a) Difficulté de création b) Régime fiscal complexe c) Responsabilité illimitée de l'entrepreneur d) Impossibilité d'avoir des employés 3. Laquelle des affirmations suivantes concernant la société est vraie ? a) Elle n'a pas d'existence juridique propre. b) Le patrimoine des associés est confondu avec celui de la société. c) Elle peut poursuivre ses activités même après le décès d'un associé. d) Elle est toujours soumise à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. 4. Dans une association de fait, que se passe-t-il en cas de mauvaise gestion financière de l'un des associés ? a) Seul l'associé responsable est tenu de rembourser les dettes. b) Tous les associés sont solidairement responsables des dettes. c) L'association est automatiquement dissoute. d) Un tribunal désigne un administrateur judiciaire pour gérer les finances. 5. Lequel des éléments suivants est un avantage de la société par rapport à l'entreprise individuelle ? a) Simplicité de création et de gestion b) Responsabilité limitée des associés c) Contrôle total et décisions unilatérales d) Fiscalité moins avantageuse 6. Qu'est-ce qu'une personne morale ? a) Un individu exerçant une activité commerciale en son nom propre b) Une entité juridique distincte de ses membres, dotée de droits et d'obligations c) Un contrat par lequel deux personnes s'engagent à mettre en commun des biens ou leur travail d) Une forme d'entreprise réservée aux professions libérales 7. Laquelle des affirmations suivantes est vraie concernant l'association de fait ? a) Elle nécessite la création d'une personne morale. b) Elle offre une protection du patrimoine personnel des participants. c) Elle peut être considérée comme une entreprise si elle verse des bénéfices à ses membres. d) Elle est soumise aux mêmes obligations comptables que les sociétés. 8. Quel est l'un des avantages de la société en matière de continuité d'activité ? a) Elle est dissoute automatiquement au décès de son fondateur. b) Elle peut être facilement transmise aux héritiers en cas de décès d'un associé. c) Elle cesse son activité si un associé décide de se retirer. d) Elle doit être liquidée en cas d'incapacité de travail d'un associé. 9. Lequel des critères suivants peut influencer le choix entre une entreprise individuelle et une société ? a) Le montant du capital initial b) Le nombre d'employés c) Le secteur d'activité d) La volonté de protéger son patrimoine personnel 10. Quel est l'un des risques majeurs liés à l'absence de séparation des patrimoines dans l'entreprise individuelle ? a) La responsabilité limitée de l'entrepreneur b) La saisie du patrimoine personnel en cas de dettes de l'entreprise c) L'impossibilité de déduire les charges professionnelles de ses revenus d) La difficulté d'obtenir un financement bancaire

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